Açık Ofiste Odaklanmayı Korumanın Yolları

Açık ofis düzeni, ekipler arasındaki iletişimi hızlandırmak ve duvarların yarattığı mesafeyi kaldırmak için yaygınlaştı. Bu vaadin bir kısmı gerçekten karşılandı; bir soruyu sormak için artık kapı çalmak gerekmiyor. Ancak aynı düzen, derin dikkat gerektiren işleri yapmayı ciddi biçimde zorlaştırdı. Sürekli açık bir mekânda çalışan biri, günün büyük kısmını yarım kalmış düşüncelerle geçirebiliyor.

Bölünmenin asıl maliyeti, kesintinin kendisi değil, kesintiden sonra eski konsantrasyona dönmek için harcanan süredir. Otuz saniyelik bir soru, on beş dakikalık bir toparlanma gerektirebilir. Günde on kez tekrarlandığında bu, saatlere ulaşır ve akşam "hiçbir şey yetiştiremedim" hissi bırakır.

Günü ikiye ayırmak

Açık ofiste odaklanmanın en işe yarar yolu, günü tek tip kabul etmeyi bırakmaktır. Bazı işler bölünmeye dayanıklıdır: yazışmalara cevap vermek, dosya düzenlemek, kısa kontroller yapmak. Bazıları ise kesintiye hiç gelmez: bir metin yazmak, karmaşık bir hesap kurmak, bir sorunun kaynağını aramak.

Bu iki grubu aynı saatlere karıştırmak yerine ayırmak gerekir. Sabahın ilk iki saati ya da öğleden sonranın belirli bir dilimi derin işe ayrılır; geri kalan zaman bölünebilir işlere bırakılır. Bu ayrımı takvime yazmak, hem size hem çevrenize sınırı görünür kılar.

Sinyal kurmak

Açık ofiste "şu an müsait değilim" mesajını vermenin nazik yolları vardır. Kulaklık takmak en yaygın olanıdır ama tek başına yeterli değildir; ekip bu işareti bilmiyorsa yine bölünürsünüz. Bunu bir kez ekip içinde konuşmak, işaretin anlamını yerleştirir.

Kulaklıktan bağımsız olarak, boş bir toplantı odasına ya da ofisin daha sakin bir köşesine geçmek de etkili bir yöntemdir. Yer değiştirmek, hem çevreye net bir sinyal verir hem de zihne "şimdi başka bir tür iş yapıyorum" bilgisini iletir.

Bölünmeyi biriktirmek

Her gelen soruya anında cevap vermek, çevrenizde sizi her an ulaşılabilir sayan bir alışkanlık yaratır. Bunun yerine acil olmayan soruları biriktirmek işe yarar. Yanınıza gelen kişiye "on beş dakika sonra sana geleyim" demek çoğu durumda kabul görür ve o on beş dakikada işin bütünlüğü korunur.

Aynı ilke kendi sorularınız için de geçerlidir. Aklınıza gelen her soruyu hemen sormak yerine bir listede toplayıp gün içinde tek seferde sormak, karşınızdakinin de odağını korur. Ekipçe benimsenen böyle bir alışkanlık, açık ofisin en büyük dezavantajını hatırı sayılır ölçüde azaltır.

Ekip alışkanlıkları

Açık ofiste odaklanma sorunu, tek başına çözülebilecek bir mesele değildir. Bir kişi kulaklık takarken çevresindeki herkes birbirine seslenerek konuşuyorsa, kazanılan şey sınırlı kalır. Bu yüzden birkaç ortak kural belirlemek, bireysel çabalardan daha çok işe yarar.

Bu kurallar karmaşık olmak zorunda değildir. Uzun sürecek konuşmaların masa başında değil toplantı odasında yapılması, telefonların ortak alanda hoparlörden açılmaması, sabahın ilk saatlerinin sessiz saat olarak ayrılması gibi basit anlaşmalar günü belirgin biçimde değiştirir. Böyle bir düzeni önermek için yönetici olmak da gerekmez; genellikle konuyu ilk dile getiren kişi, aynı sıkıntıyı yaşayan birçok kişinin sesi olur.

Sesle baş etmek

Açık ofisteki gürültünün rahatsız edici kısmı yüksek ses değil, anlamlı konuşmadır. Zihin, duyduğu bir sohbeti istemsizce takip eder. Bu yüzden sözsüz müzik ya da sabit bir arka plan sesi, sessizlikten daha çok işe yarar. Kelimeli müzik ise özellikle yazı işlerinde dikkati böler.

Gürültünün yoğunlaştığı saatler de genellikle bellidir. Sabah gelişleri, öğle dönüşü ve gün sonunun son yarım saati her ofiste hareketlidir. Bu saatleri derin iş için değil, zaten bölünmeye açık işler için kullanmak, gürültüyle mücadele etmek yerine ondan kaçınmayı sağlar.

Son olarak, beklentiyi gerçekçi tutmak gerekir. Açık ofis, kapalı bir odanın sessizliğini hiçbir zaman sunmaz. Amaç mükemmel bir sessizlik yaratmak değil, günün içinde birkaç saatlik korunaklı bir alan açabilmektir. O birkaç saat düzenli hale geldiğinde, geri kalan zamanın dağınıklığı çok daha az rahatsız edici olur.